Surat permintaan penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang atau organisasi perusahaan atau calon pembeli kepada calon penjual yang isinya meminta pengiriman daftar barang dan harga barang atau katalog produk calon penjual. Calon pembeli meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap jenis produk dari calon penjual.
Informasi ini dibutuhkan oleh calon pembeli untuk memilih atau memutuskan produk mana yang dianggap kompetitif setelah membandingkannya dengan produk-produk serupa yang ditawarkan oleh orang lain. Dengan demikian, calon pembeli dapat menentukan pilihan yang paling menguntungkan bagi usahanya.
Bagi perusahaan baru, speifikasi barang dan daftar harga barang-barang yang akan dibeli merupakan informasi yang berguna dalam penyusunan rencana biaya produksi. Bila hendak menyusun surat permintaan penawaran, dalam benak kita harus tersusun informasi apa saja yang akan kita harapkan melalui surat tersebut.
 |
| permintaan penawaran |
Pada umumnya informasi yang paling dibutuhkan adalah nama barang yang diinginkan, harga perunit dari setiap tipe, ukuran jenis, dan merek, syarat-syarta pembelian dan pembayaran, jaminan pelayanan purnajual, dan keterangan teknis pengoprasian dan perawatan.
Adaklanya pihak calon pembeli meminta (melalui surat permintaan penawaran/surat penawaran) agar dikirim sampel dalam kuantitas , ukuran atau bentuk yang sangat terbatas, tetapi cukup representative. Misalnya miniature mesin dari bahan murah, brosur, guntingan kain yang tersusun dalam bentuk album film dan lain-lain.
Berbagai langkah yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat permintaan penawaran adalah:
1. Menetapkan jenis barang yang diperlukan2. Mencari keterangan-keterangan tentang syarat pembayaran , syarat penyerahan dan pengiriman barang, potongan harga dan sebagainya.
3. Meminta daftar harga atau kataloge, leaflet, brosur serta sempel barang yang dibutuhkan.
lihat contoh surat permintaan Penawaran
Katalog
Katalog barang merupakan buku yang memuat informasi utama mengenai setiap produk yang dihasilkan suatu perusahaan.Informasi tersebut antara lain:
a. Keterangan ringkas mengenai setiap produk
b. Gambar-gambar produk yang ditawarkan
c. Tipe, ukuran, model dan keandalan produk
d. Harga setiap produk, dan sebagainya.