Apa sih surat penawaran itu?
Surat penawaran atau offerte menuntut keahlian tersendiri dalam penyusunan dan pemilihan kata-kata untuk membangkitkan minat pembaca atas barang-barang yang ditawarkan. Surat ini adakalnya dikirim oleh pihak penjual sebagai balasan atas surat permintaan penawaran dari calon pembeli, tetapai adakalanya juga dikirimkan kepada calon pembeli yang tidak mengajukan surat permintaan bila penjual bermaksud untuk menawarkan barang dagangannya secara langsung.
Fungsi Surat Penawaran
Adapun fungsi dari surat penawaran sangatlah banyak diantaranya:- Memperkenalkan suatu produk atau jasa kepada masyarakat, khususnya kalangan yang potensial menjadi pembeli
- Meningkatkan pemasaran barang atau jasa
- Memperluas serta membuka jaringan baru pemasaran suatu produk (barang) atau jasa
- Membina kelanggengan hubungan atau relasi usaha agar tidak terputus atau beralih kepada penjual (produsen) lain.
Surat penawaran dari penjual atau produsen mempunyai kedudukan lemah dalam pandangan calon konsumen atau pembeli, karena calon pembeli (konsumen) tidak mempunyai "kewajiban" untuk mempelajari dan membaca isinya. Oleh karena itu, Surat penawaran harus dirancang dan disusun sedemikian rupa agar membengkitkan minat calon pembeli.
Gaya bahasa apa saja yang harus diterapkan dalam Surat Penawaran??
Gaya bahasa yang dipergunakan di dalam surat penawaran harus menarik, uraian harus terinci dan jelas. Isi surat harus meyakinkan, tetapi tidak berlawanan dengan realitas produk atau jasa yang ditawarkan karena isi yang terlalu muluk justru menimbulkan keraguan pada calon pembeli.
Apabila surat penawaran dikirim untuk membalas surat permintaan penawaran yang diajukan calon pembeli, maka sebutkan nomor surat dan tanggal surat permintaan penawaran tersebut. Ini sekaligus berguna untuk mengingatkan kembali calon pembeli atas surat permintaan yang diajukannya. Apabila tidak dapat memenuhi permintaan penawaran, sebutkan alasan yang masuk akal dan jika memungkinka, cobalah tawarkan produk lain yang sejenis sehingga pihak penjual tetap sanggup memenuihi kebutuhan calon pembeli.
Informasi apa saja yang harus ada dalam surat penawaran ??
Bila menerima surat penawaran, maka calon pembeli berharap memperoleh beberapa informasi penting yang mengenai produk (jasa) dan syarat untuk memperolehnya. karena itu, dalam surat penawaran harus termuat informasi-informasi utama, yakni :
- Nama, spesifikasi dan kualitas produk yang ditawarkan.
- Harga per unit dan discount (potongan harga)
- Syarat-syarat pembayaran dan pengiriman barang
- Pelayanan purna jual (jika perlu)
- Cara pengepakan atau pembungkusan
Jenis surat penawaran
Sebenarnya, sebagian fungsi surat penawaran telah diambil alih oleh papan-papan reklame dan iklan yang dibuat sedemikian rupa dan mnarik di majalah, surat kabar, dan media massa lainnya. Akan tetapi, isi papan reklame dan iklan ditujukan kepada khalayak umum, bukan kepada suatu alamat (perusahaan atau calon konsumen) yang sudah dikenal atau diketahui.
Surat penawaran bisa bersifat :
- Penawaran bebas, yaitu penawaran yang bila ada perubahan harga barang, tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu.
- Penawaran terikat, yaitu penawaran tetap yang bila ada perubahan harga barang, harus memberitahukan terlebih dahulu.
- Penawaran berjangka, yaitu penawaran yang hanya berlaku pada masa tertentu.
Untuk mempermudah penyusunan surat penawaran, selanjutnta tutorialsurat.blogspot.com akan memberikan contoh surat penawaran pada blog surat penting ini next pada contoh silahkan baca lagi yach.