Tutorial Membuat Kop Surat
A. Kepala Surat (kop surat)
Pada umumnya, organisasi atau badan hukum dan perusahaan mempunyai kertas kop surat. Dengan demikian, dalam menyusun surat, dapat langsung ditulis alamat, isi surat dan kaki surat. Seperti yang yang terlihat pada rangka surat, kepala surat memuat nama badan/organisasi atau perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor teleks, faksimili, tromol pos, kotak pos, alamat kawat (cable addres), nama kantor cabang(apabila ada), nama bankir perusahaan, jenis aktivitas ataupun bidang usaha dan lambang atau logo.
Kepala surat bisnis, surat jabatan,/dinas umumnya dicetak dibagan tengah atas lembar kertas surat, meskipun demikian, tidak ada salahnya jika kepala surat jabatan/dinas dicetak disaebelah kiri atas.
Fungsi kop (kepala) surat, antara lain sebagai berikut :
1. Sebagai Identitas
Pada kop surat tercantum logo atau lambang perusahaan atau organisasi. Logo atau lambang ini dipilih dan dirancang dengan cermat agar memberi kesan yang baik, mudah diingat, khas berwibawa, dan mewakili perusahaan yang dilambangkannya. Dengan hanya melihat logo atau lambang, kita langsung teringat pada perusahaan atau badan yang mewakilinya. Karena itulah, perusahaan badan/organisasi berusaha menampilkan logo yang membuat konsumen atau klien terkesan.
Bayangkan logoi/penerbit PT Grameadia yang tercantum pada sampul luar buku-buku terbitannya. Dengan hanya melihatlogo itu, kita langsung mengetahui jika buku utu adalah terbitan PT Gramedia. Cobalah bayangkan produk-produk yang terkenal dengan logo perusahaan.
2. Sebagai Pemberi Informasi
Kop surat yang lengkap mencantumkan nama perusahaan/organisasi, logo, bidang usaha atau jenis aktivitas dan alamat lengkap dengan nomor telepon, teleks, kotak pos, faksimili dan kantor cabang. Data-data ini merupakan informasi yang cukup lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.
3. Sebagai Alat Promosi
Dalam kop surat tercantum nama perusahaan, alamat dan bidang usaha atau jenis aktivitas yang sedang digelutinya. Oleh karena itu setiap surat, terutama bagi perusahaan produsaen barang atau jasa. Demikian juga bagi perusahaan-perusahaan yang bertindaksebagai agen atau distributor.
Contoh:
