Surat pesanan-
memiliki kedudukan yang kuat dalam pandangan pihak pemesan (pembeli) pihak penjualpun berusaha menanggapi isi surat pesanan untuk menunjukan kesungguhannya kepada pihak pembeli.
Calon pembeli atau pelanggan sebaiknya menulis surat dengan bahasa yang ringkas dan langsung pada pokok masalah tanpa basa-basi, tetapi tetap memperhatikan sopan santun untuk membina hubungan bisnis yang lebih akrab, sekaligus menunjukan bahwa pihak calon pembeli atau pelanggan mempunyai etiket, budi bahasa yang baik tidak pernah merugikan dan juga tidak membutuhkan biaya.
Ketelitian sangat dibutuhkan dalam penyusunan surat pesanan. Kesalahan dalam penulisan atau penyebutan nomor katalog produk, atau kesalahan pengetikan angka-angka dalam kolom kuantitas bisa menyebabkan kekeliruan bisnis yang tidak dapat ditoleransikan.
Apa isi dari Surat pesanan tersebut ??
Isi surat pesanan juga harus jelas dan pasti agar pihak penjual bisa melayani pesanan dengan benar. Hal-hal yang perlu dinyatakan dengan jelas dalam surat pesanan adalah:
- Pesanan diajukan berdasarkan (atau tidak berdasarkan) surat penawaran beserta brosur dan daftar harga produk.
- Nama dan spesifikasi produk yang dipesan beserta kuantitasnya
- Kesanggupan membayar dengan pasti
- Cara penyerahan/pengiriman barang.
- Tanggal pengiriman barang dan uang pembayaran.
- Asuransi dan cara pengepakan barang selama dalam proses pengangkutan.
Sebelum menulis surat pesanan, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan secara matang oleh pihak pemesan. Pemesan harus Betul-betul mempertimbangkan kesanggupan membayar atau keaadaan pinansialnya. Kegagalan dalam memenuhi kewajiban pembayaran akan mengecewakan pihak penjual dan bisa merusak kredibilitas atau keperayaan.
Pelajarilah dengan cermat syarat-syarat yang dikemukakan dalam surat penawaran beserta risiko-risiko yang dapat terjadi pada kemudian hari. Bandingkanlah dengan syarat-syarat pembelian yang ditetapkan perusahaan-perusahaan lain yang menjual produk (barang) sejenis.
Pemesan harus yakin bahwa barang yang dipesannya telah sesuai dengan yang dibutuhkannya. ketidak cermatan dalam memilih jenis barang sering kali mendatangkan kekeewaan karena kapasitas atau kegunaan barang tidak sesuai dengan kebutuhan pembeli Pada saat menerima barang pesanan dari pihak penjual, Pihak pemesan harus meneliti barang tersebut untuk memastikan bahwa spesifikasi dan kualitas barang itu sesuai dengan pilihannya.
Begitu pentingkah ??
Perlu diingat, surat pesanan dapat dijkadikan sebagai bukti apabila dikemudiaan hari timbul perselisihan antara pihak penjual dan pihal pembeli. karena itu, sebelum memasukan surat pesanan kedalam amplop, surat ini sebaiknya dibaca ulang untuk mengoreksi kekeliruan yang mungkin luput dari pengamatan sebelumnya.
silahkan lihat contoh surat pesanan